忘年会幹事のチェックリストをご紹介！準備〜当日のやることを時系列で解説！

忘年会の幹事を任されると、何から手を付けていいか悩んでしまうものです。

「店の予約はいつからすればいい？」
「みんなへのお知らせはいつぐらいが最適な時期なの？」
「楽しんでもらうためにはどうしたらいい？」
「会費はどうしたらいい？」
などなど、考えれば考えるほどやることは多く見えますよね。

でも大丈夫です！

順番さえ押さえておけば、慌てる場面はほとんどありません。

この記事では、幹事の仕事を時系列のチェックリストにまとめました。

そのままコピペして使えるメール例文と、トラブルを避けるコツもセットです。

「今、自分は何をやればいいのか」が分かる状態を、ここで作っていきましょう。

忘年会の全体スケジュール｜2ヶ月前から動けば余裕がある

まずは全体像です。

開催が12月中旬の場合の目安を、表にまとめました。

日程は会社や部署の事情で前後します。

表はあくまで目安として、自分の開催日から逆算して調整してください。

開催2ヶ月前｜予算・人数・日程の「土台」を固める

最初の一歩は、予算・人数・日時の3つを決めることです。

ここが固まれば、あとの作業がぐっと楽になります。

1. 予算と規模感を確認する

まずは上司や過去の幹事に、例年のやり方を聞きましょう。

会費の相場は、業種や会場によってかなり変わります。

自分の感覚で決めず、実績のある数字をベースにするのが安全です。

確認しておきたいのは、次の3点です。

2. 開催候補日を複数出す

12月の中旬〜下旬は、宴会の需要が集中する時期です。

特に金曜日は予約が埋まりやすいので、候補日は複数挙げておきましょう。

曜日選びのポイントはこちらです。

3. 出欠調整ツールで日程を決める

社内メールや、調整さんなどの日程調整ツールで、参加できる日を集めます。

候補日ごとの参加人数が見えるので、多数決で決めやすくなります。

開催1ヶ月前｜会場を押さえて、一次案内を出す

日程の目処が立ったら、すぐに会場探しと一次案内へ進みます。

12月は宴会シーズンなので、人気の個室や大人数対応のお店は早めに埋まっていきます。

候補日が決まった段階で、できるだけ早く押さえてください。

会場選びのチェックポイント

料理まわりの確認は、予約の時点でしておくのがおすすめです。

外食のお店では、アレルギー情報の提供はお店ごとの判断に任されています。

外食時の食物アレルギーに関する政府広報でも、加工食品と違って外食・中食では特定原材料の表示が義務付けられていない点が案内されています。

だからこそ、幹事が事前にお店へ確認しておく必要があります。

参加者への一次案内（メール例文）

日程と会場の候補が決まったら、第一弾の案内をメールで送ります。

この時点では「まず予定を空けてもらうこと」が目的です。

詳細は後日でOKと割り切ると、早く送れます。

開催2〜3週間前｜出欠・アレルギー確認・挨拶の依頼

参加者が固まってきたら、当日の進行と演出の準備に入ります。

この時期にやることは、大きく3つです。

出欠を確定して、食事の配慮も一緒に聞く

回答期限を過ぎても返信がない人には、個別にリマインドを送りましょう。

グループ宛ての催促より、個別のほうが角が立ちません。

出欠確認のついでに、次の2点も聞いておくと安心です。

アレルギーは、命に関わることもあるテーマです。

外食時の食物アレルギーに関する消費者庁の案内でも、外食・中食での情報提供に関する資料が公開されています。

回答をもらったら、そのままお店に伝えてください。

お店から「たぶん大丈夫です」といった曖昧な返事があれば、原材料や調理方法を詳しい担当者に再確認してもらうと確実です。

最終的に食べるかどうかは本人が判断するので、お店の回答も本人に共有しましょう。

挨拶を依頼する

挨拶は、幹事がお願いしないと誰も決まりません。

たとえば、次のような分担がよくあります。

誰にお願いするかは社内の慣例で変わるので、上司や前任の幹事に確認してください。

依頼は、直接でもメールでも構いません。

遅くとも2週間前までに済ませておくと、相手も準備しやすくなります。

余興・景品を手配する

ビンゴ大会やクイズ大会をやるなら、景品の手配も必要です。

買い出しや当日の荷物運びまで幹事の仕事になるので、まとめて手配できる方法を選ぶと負担が減ります。

開催1週間前〜前日｜最終確認とリハーサル

ここは、直前のトラブルを潰すための最終チェックのフェーズです。

1. お店へ最終人数を連絡し、キャンセル規定を再確認する

2. 当日のタイムスケジュールを作る

進行表は、分単位で作っておくと当日ブレません。

下記は開始19:00の場合の一例です。

3. 幹事の持ち物をそろえる

当日｜受付から閉会までのチェックリスト

当日は、開始の30分前には会場に着いておきましょう。

早めに着いておくだけで、心の余裕がまったく違います。

1. お店と最終打ち合わせをする

2. 受付・集金をする

開始前に、お釣りが足りているか確認します。

支払いが済んだ人から、名簿にチェックを入れていきましょう。

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おすすめの理由（メリット）：受付用のコインケース、名札、ビンゴカードなど、必須の備品をまとめてそろえられます。当日の会計・受付まわりのトラブルを防げます。

注意点（デメリット）：社内の備品や100均でそろうものも多いです。手元にないものだけをピンポイントで買うのが、いちばんコスパがいい方法です。
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3. 進行しながら、飲酒まわりの配慮をする

乾杯や締めの挨拶の前に、全員の飲み物と料理が行き渡っているかを確認します。

お酒の場では、配慮にも気を配りたいところです。

ASKが示すアルコールハラスメントの定義では、飲酒の強要、イッキ飲ませ、意図的な酔いつぶし、飲めない人への配慮を欠くこと、酔ったうえでの迷惑行為などが挙げられています。

ソフトドリンクを用意していない宴会も、配慮を欠く例に含まれます。

幹事は、次の2点を意識してください。

4. 精算して、二次会を案内する

一本締めの直前にお店へ声をかけ、伝票を受け取って会計を済ませます。

二次会は参加が任意なので、行く人を募る程度にとどめましょう。

退店の際は、上着・傘・スマホなどの忘れ物がないか、テーブル周りも確認してください。

忘年会が終わったら｜翌日〜数日後のフォロー

忘年会は、終わったあとのフォローまでやって完了です。

ここまでやると、幹事としての評価もぐっと上がります。

1. お礼メールを送る（翌日の午前中まで）

参加してくれた人と、乾杯・締めの挨拶を引き受けてくれた上司へ、お礼のメールを送ります。

2. 収支報告をする（社内宴会・補助がある場合）

集めた会費とお店の領収書を突き合わせて、余りや不足がないか確認します。

その後、社内ルールに沿って報告しましょう。

なお、領収書をメールやPDFなどの電子データで受け取った場合は、扱いに注意が必要です。

国税庁：電子取引データの保存方法では、データでやり取りした領収書などは、データのまま保存する必要があると案内されています。

紙に印刷して保管するだけでは足りない場合があるので、保存のルールは経理担当者に確認しておくと確実です。

トラブルを防ぐための注意点

最後に、忘年会でよくあるトラブルと、その対策をまとめます。

まとめ｜チェックリストの順番どおりに進めれば大丈夫

忘年会幹事は、やることが多くて大変そうに見えます。

でも、時系列でタスクを一つずつ片づけていけば、確実に形になります。

この記事のスケジュールとチェックリストを、そのまま手元に置いて進めてみてください。

参加者みんなが楽しめる忘年会になるよう、応援しています。