ビジネスの場面でのマナーは自分一人の問題ではなく、対会社としての常識も問われることもありますので、普段よりも気を遣うものです。
でも、あまり難しく考えず、ビジネスの場面においても、大事なのは人と人との繋がりです。マナーとして人に不快な思いをさせないように心掛ければ大変な失敗は少ないでしょう。
ビジネスマナーは、社会常識の心得としても大変役立つものですよ。
相手の立場に立って行動できるビジネスマンとして覚えておきたいものですね。
今回はビジネスマナーとして、「訪問の際のマナー」についてご紹介します。
ビジネスマナー訪問の時間についてのマナーは？
ビジネスの場面で、取引先に伺って商談や打ち合わせをする機会は頻繁にあります。
訪問時のマナーはしっかりと身に付けておきたいものですね。
親しきなかにも礼儀あり
ビジネス訪問する場合の心構えとして、「相手の貴重な時間を奪ってはいけない」ということを大切にしなければなりません。
例えば、打合せの時間が迫っており、その打合せに使うプレゼン資料の作成に追われていたとします。
そんな時に、アポなしで訪ねてきた人がいます。「今忙しいのですみません。」と言える相手ならいいのですが、無下に追い返すこともできない相手の場合には、辛いものがありますね。
ビジネスの場面であればこそ、相手が困らないように相手との関係をスムーズに保つ手段が必要です。礼儀として、アポをきちんと取ったうえでの訪問は必須です。
また相手の貴重な時間を奪ってしまわないよう、打合せでも長居は禁物です。
世間話で盛り上がったとしても、ビジネスの場だということを忘れずに、スマートに対応しましょう。
ビジネスの場面では5分前に到着
「明日の10時から打合せを弊社の応接室で行いましょう。」とアポが取れたとします。
この場合に、午前10時に相手の会社に着いているようではビジネスの場面では成り立ちません。
ビジネスの場面では、「時間を守る」ことは大切です。
時間にルーズな人は、信用が失墜してしまう事態にもなりかねません。
ビジネスの場面では、約束の時間の5分前には当該場所に到着するようにしましょう。
「10時からの打合せ」といった約束の場合には、10時に打合せがスタートできる状態であって、10時に相手の会社に着くことではありません。
受付などを済まして、応接室に到着し、打合せの資料を準備し、10時にスタートできる状態にして臨むことが必要です。
遅れそうな時は余裕を持って伝える
約束の時間に遅れることは極力ないようにしなければなりませんが、やむを得ず約束の時間に遅れることもあるでしょう。
その場合には、遅れることが判明した時点で速やかに先方に遅れる旨を連絡しましょう。そして、どのくらい遅れそうか、余裕を持って多めに伝えるようにします。
「申し訳ありません。15分ほど遅れそうです。」と伝えたものの、実際に着いた時間は30分遅れていた場合、ダブルで遅刻したような印象を与えてしまいます。
約束は相手があることですので、相手の貴重な時間を奪うことのないよう、15分ほど遅れそうな時には、余裕を持って30分ほど遅れます。と余裕をもって伝えておくようにします。
約束の時間ギリギリになって遅れる連絡を入るなど、約束の時間を過ぎてから遅刻の連絡をするのは論外です。
訪問の場合など、相手がいる場面では、行き当たりばったりの対応ではなく、時間に余裕をもっての行動を心掛け、対応するようにしましょう。
ビジネスマナー訪問の応接室にて！席はどこに座る？
打合せの時間に先方の会社に到着し、応接室に通されました。
応接室に通してくれた人は、「少々お待ちください」とだけ言って応接室を出ていきました。
さて、あなたはどうしますか？座って待ちますか？座る場合はどこに座りますか？
ビジネス訪問の場面でこういった場面はよくあります。しっかりと身に付けておきたいマナーかもしれませんね。
訪問する側の場合、案内された際に、「お座りになってお待ち下さい。」と言われたが、座席の指定が無い場合は出入り口に一番近い下座に座るのがマナーです。
何も言われずただ部屋に通された場合は、下座の近くで立って待つのが正式なマナーです。
通常は、訪問される側のマナーとして、何も言わずにただ部屋に通すことは失礼ですので、「お座りになってお待ち下さい。」、「こちらへどうぞ」と上座をすすめるのがマナーですので、下座に座る場面も、立って待つ場面も少ないとは思いますが、先方の案内がない場合には、下座に座って待つか、下座の近くで立って待つといった対応となります。
また、応接室に通され、下座に座ろうとした際に、「どうぞ奥の席にお掛け下さい」と案内されたら、一度は「いえ、こちらで結構です」と答えますが、もう一度「どうぞ奥の席にお掛け下さい」と声をかけられたら、「失礼いたします」と案内された席に座るようにします。
ビジネスマナー訪問時にはコートは着たまま？
寒い季節には、コートを着て相手先に訪問する機会もあります。
その際に、コートは着たままでもいいのかな？と悩む人も多いものです。
コートは建物に入る前に脱ぎます。脱いだコートは腕に掛けて相手先を訪問します。また、コートに水滴や雪などが付いているような場面であれば、建物に入る前に軽く払ったり、お手洗いなどで軽く払ってから相手先に伺うようにしましょう。
椅子に座る際には、コートを小さくたたんでバッグの上に置くか、膝の上にバッグと一緒に置いておくようにします。
コートを脱いでぐしゃぐしゃに丸めて持ち歩いたりするのは論外です。身だしなみもビジネス訪問の際には大事なマナーです。
清潔感はもちろん、スマートな対応を心掛けましょう。
まとめ
いかがでしたか？
ビジネス訪問の際のマナーをご紹介しました。
ビジネスの場面では、自分の対応が会社のイメージにも関わることもあります。
相手に不快な思いをさせないように、余裕を持った行動が取れるように、必要なマナーは身に付けておきましょうね。
