退職時には、一人の社会人としてきちんと周りの方々に退職の挨拶をする必要があります。
基本的には、直接会って挨拶するのが一番ですが、退職が決定すると通常業務に加え引継ぎ等も発生するため、忙しくてなかなか時間が取れないことも多く、そんな時には、メールにて挨拶を送る方も増えています。
でもいざとなると退職の挨拶のマナーについて知らないことも多く、悩んでしまう方が多いのもので・・・。
そこで今回は、退職の挨拶メールのマナーについて詳しくご紹介します。
退職の挨拶メールを送る時期は？
ビジネスの場面では、退職が決定したからと言っても、すぐに周りに退職する旨を伝えてもいいとは限りません。
また、退職日までは会社の一員である自覚を持ち、責任ある行動を求められます。
特に、取引先やお客様など社外的な関係先に関しては、会社対会社や会社対お客様などの関係もあることですので、職場の方針により退職の手続き等も異なりますので、退職を伝える時期などは上司と相談のうえ決めるようにします。
次に、社内の関係者ですが、これもまずは上司に退職を伝える時期などは相談しましょう。引継ぎの関係もありますので、スムーズな退職を行うためにも、上司の指示に従って行動することが一番です。
退職メールはいつ送る？
退職が決まってから退職日まで、ほとんどの場合ある程度の日数があるのが現状です。
どのタイミングで退職の挨拶メールを送ればいいのか？難しいところでもあります。
基本的に、社外向けと社内向けとではその意味合いもタイミングも違いますので、しっかり区別して準備するようにしておきましょう。
上司とも相談のうえ、退職を公表してもいい時期になり、社内に周知された後には、まず「社外の人」に退職のメールを送ります。
取引先などは引き継ぎなどの関係もあるため、一般的には2～3週間前には伝えるのがベストです。退職する直前や退職した後に知るなどは基本的には言語道断で、会社の信用問題にもなりますので、まず先に社外の人に向けて退職の挨拶を送りましょう。
また、社内に向けての退職メールは、退職を報告するというより「最後の挨拶」といった形式のものになるため、最終出社日に送ることが一般的です。
退職の挨拶メールのマナーは？
件名は用件がわかるように！
「退職のご挨拶 ○○課■■より」など、メールの場合にはウイルス感染への配慮から件名も「誰から何の用件なのか」を明確にして送ることがマナーです。
せっかく送っても、疑わしいメール「お世話になってます」など、誰から何のメールなのか分からない場合には、開封もされないこともありますので、出来れば「○○課■■より」など誰からかも分かるように送ると相手も安心です。
一斉メールは出来ればやめましょう
退職の挨拶ですので、出来れば個別にメールするのが一番です。 「本来であれば、直接会ってご挨拶申し上げたいところではございますが、メールにて失礼致します」等、無礼を詫びる言葉を添えて送りましょう。
でもどうしても関係者が多数で、個別に送る時間がない場合には、一斉メールも仕方ありませんが「BCC」での送付は必須ですので気を付けましょう。
退職理由は細かく書かない
退職理由は「一身上の都合」とするのが基本です。
取引先で退職理由を聞かれても、具体的な内容は伝えずに、一般的な理由にしておきます。
また、転職する場合にも転職先企業名を伝えるのは極力控え、今までお世話になったお礼を伝えるにとどめることがマナーです。
ですが、出産や結婚などのおめでたい理由の場合は、喜ばしいことですので伝えても問題ないでしょう。
退職の挨拶メールの文例は？
退職の挨拶メール【社内向け①】
退職のご挨拶 ■■より
【本文】
○○様
お疲れ様です。
このたび、一身上の都合により●月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば、直接会ってご挨拶申し上げたいところではございますが、メールにて失礼致します。
在職中は、公私にわたり色々とお世話になりましたことを厚く御礼申し上げます。
また、退職に際しましては、温かい惜別やお励ましのお言葉を頂きまして、本当にありがとうございました。
この会社での経験を糧として次の人生へ活かしていきたいと思います。
改めて長年のご厚情に深謝するとともに、皆様のご健勝とご多幸をお祈り申し上げます。
○○年○○月 ■■
退職の挨拶メール【社内向け②】
退職のご挨拶 ■■より
【本文】
○○課のみなさまへ
お疲れ様です。
このたび、一身上の都合により退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば、直接会ってご挨拶申し上げたいところではございますが、メールにて失礼致します。
○年の間、勤めさせていただくことができましたのも、ひとえに皆様方のご厚誼とご指導の賜物と、ただただ感謝の気持ちで一杯でございます。心から厚く御礼申し上げます。
この会社での経験を糧として次の人生へ活かしていきたいと思います。
改めて長年のご厚情に深謝するとともに、皆様のご健勝とご多幸をお祈り申し上げます。
尚、今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。
メール：###@####
携帯：000-0000-0000
○○年○○月 ■■
退職の挨拶メール【社外向け①】
退職のご挨拶 【㈱●● ■■より】
【本文】
株式会社○○○○
△△部 部長 ●●●●様
いつもお世話になっております。
株式会社●●の■■です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、●月●日をもって株式会社●●を退職することとなりました。
●●様にはひとかたならぬお世話をいただきましたことを心から御礼申し上げます。
本来であれば、直接お伺いしてご挨拶申し上げたいところではございますが、メールにてのご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。
つきましては○月○日より弊社○○部○○○○が後任として貴社を担当させていただくことになりました。
後日改めて本人がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう切にお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社ならびに皆様のなお一層のご発展をお祈りし、ご挨拶にかえさせていただきます。
○○年○○月 ■■
退職の挨拶メール【社外向け②】
退職のご挨拶 【㈱●● ■■より】
【本文】
株式会社○○○○
△△部 部長 ●●●●様
いつもお世話になっております。
株式会社●●の■■です。
私事で大変恐縮ですが、このたび○月に結婚を控え、準備のため○○○○を退職することとなりました。
在職中はいろいろとお世話になり厚く御礼申し上げます。
しばらくは、家庭に専念したいと思っておりますが、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社ならびに皆様のなお一層のご発展をお祈りし、ご挨拶にかえさせていただきます。
○○年○○月 ■■
まとめ
「立つ鳥跡を濁さず」の言葉通り、退職に際し、愚痴や不平などがあったとしても言わず、また後ろ向きよりも前向きに去るのが理想的です。
また、お世話になった方々へ、これまでの感謝を伝えられるよう段取りよく退職日までのスケジュールを立てるようにしましょう。
