突然、上司や先輩から「今年の歓迎会の幹事よろしくね」と頼まれたら、「幹事なんて大役自分にはできないかも…」なんて誰でも不安になるものです。
歓迎会の幹事の役目は、歓迎会の全てを取り仕切って、新しく入社してくる仲間を上手く会社に馴染ませてあげることが大切です。
幹事の仕事は、慣れている方でも大変な仕事ですので、初めてや慣れていない時は「何をすればいいの？」なんて困ってしまうものです。
そこで今回は、歓迎会での幹事の進め方は？挨拶の順番や当日の流れなど幹事のすることについてご紹介します。
歓迎会で幹事の進め方は？挨拶の順番や当日の流れなど幹事のすることをご紹介！
決算も終わり、新しい期を迎える春は、新入社員が入社してくる時期でもあります。
新入社員は、「新しい環境に馴染めるか？」「仕事はちゃんとできるか？」「先輩や上司との人間関係は上手くいくのか？」など様々な不安を抱えながら過ごしていることでしょう。
そんな新入社員の不安を少しでも取り除き、会社に早く馴染ませてあげるため、これから一緒に頑張ろうという気持ちを表すためにも歓迎会は開かれます。
しかし、初めてや慣れていない時は、幹事ってどんなことをすればいいかわからないものです。
幹事は当日の司会進行なども大切な仕事もありますが、それよりも大切なのは【歓迎会の準備】です！
この「準備」ができていなければ、多くの場合は後から反省しなければならない歓迎会になってしまうことも…
ですので、下記に歓迎会の幹事が行うべき「準備」について詳しくご紹介していきますね。
歓迎会で幹事が行う準備は？
歓迎会が行われるまでにしなければならない準備は、会場の予約、料理、日程、当日のスケジュール…などなど、多岐に渡ります。
ですので、歓迎会の準備は、優先順位を決めて行わなければ、スケジュールが間に合わなかったり、準備が不足してグダグダな歓迎会になってしまいかねません。
それだけならいいのですが、「○○は何やっているんだ！」と先輩や上司からの評価を下げてしまうことも…
しかし、反対に歓迎会を成功させれば、新人は早く会社に馴染めて、先輩や上司からのあなたの評価も上がるかもしれませんので、任されたからにはキッチリと幹事を務めたいものですね。
ですので、下記に初めてでもキッチリ幹事の仕事をこなせるように、歓迎会の幹事が行うべき準備についてご紹介しますので参考にしてみてください。
主役である新入社員や異動、中途採用の方の都合の良い日を聞き取り、上司や先輩社員の予定も確認しましょう！
これを決めていなければ、会場や料理、会費などお店と打ち合わせに時間がかかってしまいます。
メモ
ポイント
お店を予約するときは
●会場を確保できる時間は？時間を延ばすことは可能か？
●準備のために早めに会場入りしていいか？
●コース料理や飲み放題はあるか？
●料金はいくらか？予算内での宴会は可能か？
●簡単な飾り付けは可能か？
●ケーキなどの持ち込みはできるか？
●キャンセルする時はいつまでか？過ぎた場合キャンセル料は発生するか？
など
上記をお店に確認しておくと変更あったりや準備するときに便利です。
その内容を上司に報告し承認をもらいましょう。
初めて利用する場合は、最低でも1回以上はお店に出向いて、お店の雰囲気やトイレ場所や数、料理の味などを確認したり、会場の責任者と顔合わしておくことをおすすめします。
メモ
（会場・料理代 ＋ 必要経費） ÷ 参加人数（主役を除く） ＝ 会費
が基本になります。
会社から、費用が出る場合は差し引きましょう！
また、予算が決まっている場合は、お店と相談して予算内に収まるようにして下さいね。
注意ポイント
- 幹事（司会者・進行役）の紹介・挨拶
- 開会の挨拶
- 乾杯の挨拶（音頭）
- 歓談と会食
- 出席者（迎え入れる側）の自己紹介
- 新人の挨拶
- 歓談と会食
- 閉会の挨拶
- 閉会宣言・お開き
- 二次会への案内
※「出席者の自己紹介」と「新人の挨拶」の順番は反対でもOKです。
※時間があったり、毎年恒例であれば余興の時間を組み込みましょう。
基本的には、挨拶は1人1～5分程度の時間を取ります。歓談と会食などは、会場の時間を逆算してタイムスケジュールを組みます。
当日や直近でお願いするのは失礼ですので、事前（1週間程度）に依頼しておくのがマナーです。
一般的な挨拶の順番や依頼する人は下記の通りです。
「乾杯の挨拶」…参加者の中で三番目に役職の高い方。または、開会の挨拶の方。
「新人の挨拶」…新入社員や異動、中途採用の方。
「閉会（締め）の挨拶」…参加者の中で二番目に役職の高い方
※「出席者の自己紹介」は、所属と名前と一言ぐらいが一般的ですので、改めて依頼する必要はありません。
挨拶を依頼するときの注意点は？
●間延びしないように、予め時間を切ってお願いする。
上記のことを依頼時に伝えておきましょう！
多少の延長を考慮して、基本的に2～3分分程度にしてもらうようにしましょう！
お手伝いしてくれる方にお願いして、簡単な飾り付けを手分けして作りましょう！
ただし、事前にお店に簡単な飾り付けはOKか確認してくださいね！
会場によっては、両替を断られる場合がありますので、1000円札や500円などある程度釣銭を準備しておくととても便利です。
メモ
二次会会場やカラオケなどを事前に予約しておくと、スムーズに二次会に案内することが出来ます。
上記でご紹介したものは、歓迎会の幹事が当日までに行う基本的な準備です。
上記以外に、その会社や団体によっては歓迎会の慣例があるかもしれませんので、上司や先輩に、確認や相談をしながら進めてください。
幹事だからと言って全て一人で背負うことはありません。振れる仕事はお手伝いしてくれる方に振って、上司や先輩に相談したり承認を得ながら上手く進めていきましょう！
それでは、下記に当日の幹事の仕事についてご紹介していきますね。
歓迎会の幹事 当日の流れはどうする？
上記でご紹介したように準備をしっかりしておけば、後は当日スケジュール通りに行っていくのですが、幹事の仕事はまだ終わっていません。
当日は、最終準備のために、30～1時間程度早く会場に入りましょう！
この時に、会場の飾り付けなどを行います。
また、会場の責任者と最終の確認をしたり、会費や出欠をとる準備をします。
そして、歓迎会が始まったら幹事の大きな仕事は、2つあります。
それは、司会進行とタイムキーパー（時間管理）です。
下記にそれぞれの注意点やコツをご紹介していきます。
幹事が司会進行する時の注意点は？
歓迎会の幹事が司会進行するときの一番大切なことは…
ハキハキと大きな声で話す！！
ことです。
初めて幹事を任されて、人前で司会進行したり、話すのは誰でも緊張しますし、恥ずかしいものです。
だからと言って、後の席に聞こえない声や、自信なさそうに前かがみの姿勢では折角の歓迎会がしらけてしまいます。
反対に、元気よくしていれば、失敗したり、噛んだりしても場は盛り上がったりします。
歓迎会までの間、準備などで大変な思いをされたと思います。
しかし、本番は歓迎会の当日ですので、ボソボソと何を言っているかわからない司会進行では、その苦労が水の泡になってしまうかもしれません。
ですので、頑張ってテンションをあげて大きな声で場を盛り上げていきましょう！！
歓迎会での時間管理の注意点は？
歓迎会の会場の使用時間は前もって決められているので、その時間内に滞りなく会を進めて終わらせるのが幹事の大きな仕事になります。
上記でもご紹介しましたが、下記に当日の流れをご紹介しておきます。
- 幹事（司会者・進行役）の紹介・挨拶
- 開会の挨拶
- 乾杯の挨拶（音頭）
- 歓談と会食
- 出席者（迎え入れる側）の自己紹介
- 新人の挨拶
- 歓談と会食
- 閉会の挨拶
- 閉会宣言・お開き
- 二次会への案内
上記のように基本的な流れに沿って歓迎会を進めていきます。
ここでの注意点ですが、挨拶の時間は、事前に時間を切って依頼しても長くなってしまうかもしれないということです。
ですので、挨拶の時間は予定よりも少し余裕をとっておくことが、スムーズに進行するポイントです。
また、閉会しても皆さんすぐに会場を出るわけではありませんので、全員が退席するのに10～15分程度、長いと20分ぐらいかかることもありますので、少し時間を余らせるぐらいの気持ちで進行することをおすすめします。
歓迎会の幹事を任されるということは、「あなたなら出来る！」と思われているからです。
ですので、しっかり準備や段取りを行い上司や先輩の期待に応えましょうね^^
まとめ
いかがでしたか？
今回は、歓迎会での幹事の進め方は？挨拶の順番や当日の流れなど幹事のすることについてご紹介しました。
歓迎会での幹事の役割は「縁の下の力持ち」です。
どうすれば、主役である新人の方や出席者が楽しく過ごせるかを考えて準備すれば、きっと心のこもった歓迎会になります。
